Maak vergaderen leuk en productief

Maak vergaderen leuk en productief

Zo richt je een stijlvolle, comfortabele én functionele vergaderruimte (thuis) in.

Uitzonderingen daargelaten, maar je herkent ze beslist! Vergaderingen die belegd worden alleen maar om…..te vergaderen. Er wordt veel gepraat maar weinig gezegd, een deel van de toehoorders is niet eens volledig met hun aandacht erbij en kijkt naar buiten. Een ander deel kijk stiekem op hun mobiel of zit wat te draaien (of onderuitgezakt) op die last minute erbij geschoven stoelen. Weinig mensen huppelen een vergaderruimte in, laten we het daarop houden. En toch, als je eenmaal begrijpt hoe sfeer & comfort absoluut bijdragen aan productiviteit is het inrichten van een prettige vergaderruimte een leuke en eenvoudige klus. Dat geldt overigens niet alleen voor grote bedrijven met ‘balzalen’ als vergaderruimtes maar zeker ook voor hen die bijvoorbeeld een kantoor aan huis hebben en zo nu en dan mensen ontvangen om te vergaderen/overleggen. Hoe krijg je je gesprekspartners alert, aanwezig en productief? We hebben wat handige tips voor het inrichten van een inspirerende en functionele (thuis) vergaderruimte voor je onder elkaar gezet.

Creëer een prettige én mooie vergaderruimte in als een baas!

Wil je een fijne vergadering die mensen bij de les houdt, eentje waarin mensen met elkaar praten, naar elkaar kijken en luisteren? Behandel alle deelnemers als gast! Vraag ze om aanwezig te zijn, zorg ervoor dat ze zich welkom voelen en dat ze zich prettig en comfortabel kunnen voelen in de ruimte. Dat, en onderstaande tips zullen ervoor gaan zorgen dat mensen graag naar je vergaderingen/overleggen komen. 

• Kies een rustige ruimte, liefst met een raam zodat er natuurlijk licht naar binnen kan. Komt er geen natuurlijk licht, of niet voldoende natuurlijk licht, naar binnen zorg dan voor voldoende extra verlichting. Geen tl-balk tegen je plafond, dat snap je. Mooie spots op de wanden gericht waar fraaie wanddecoratie hangt, voldoende maar niet te felle ledverlichting boven de vergadertafel.
• Planten, kunstwerken, posters/foto’s (wellicht in de stijl van je bedrijf), ze kunnen de ruimte aantrekkelijker maken en voor een ontspannen sfeer zorgen. Kies daarnaast voor rustgevend en opbeurende kleuren. Lees hier alles over de psychologie achter de verschillende kleuren en kies bewust voor dié kleuren die bij jouw bedrijf en visie passen.
• Een fijne vergaderruimte bestaat natuurlijk niet alleen uit sfeervolle toevoegingen en de juiste kleuren. De juiste meubels zijn óók belangrijk. Investeer in een comfortabele vergaderstoel voor elke gast. Kies een functionele tafel die zowel ruimte als verbinding biedt. Ruimte om bijvoorbeeld een laptop, notitieblok of documenten neer te leggen, ruimte om te bewegen maar zeker niet te groot. Zorg dat iedereen elkaar kan zien en zo in verbinding kan blijven met alle gesprekspartners.
• Betrouwbare internetverbindingen, goede apparatuur voor eventuele conferenties of zoomgesprekken. Een webcam, luidsprekers, dat soort dingen moeten van goede kwaliteit zijn zodat de communicatie altijd duidelijk is.
• Een opgeruimde ruimte voelt altijd prettiger dan een rommelige vergaderruimte. Zorg dat kabels netjes weggewerkt zijn in kabelgootjes bijvoorbeeld. Zorg dat er een prullenbak staat en dat de vergadertafel altijd schoon is. Voor je eigen bureau/vergadertafel geldt altijd de clean desk policy, dat snap je.
• Kleed de ruimte aan met tapijten, gordijnen en/of akoestische panelen om geluid te dempen en de ruimte te isoleren. Zeker als jouw vergaderruimte in bijvoorbeeld een houten tuinhuis is kan wat extra isolatie nooit kwaad. Zowel voor een behaaglijke temperatuur als het beperken van het geluid dat van binnen naar buiten gaat, en andersom.
• Als die comfortabele keuzes, al die fijne vergaderstoelen en -tafels zijn natuurlijk ergonomisch. Een overleg kan een hele zit zijn en dan is een goede stoel essentieel. Zorg ook voor voldoende ventilatie, frisse lucht houdt je hersens scherp en de zuurstof in de ruimte constant schoon.

Iedere ondernemer, manager, directeur wil werken/vergaderen in een fraaie ruimte. Het is leuk, én slim, om je eigen stijl toe te voegen en de huisstijl van je bedrijf terug te laten komen in deze gezamenlijke ruimte waar je veel gasten van buitenaf ontvangt. Een prettige ruimte, ergonomische vergaderstoelen, een royale uitnodigende tafel en een positieve sfeer zetten mensen aan tot meedoen! Als je snapt dat je hiermee een soort van controle hebt, of in elk geval de perfecte basis voor een goede vergadering/productief overleg, zullen al je bijeenkomsten energiek en functioneel zijn.